Conditions Générales de Vente

Article 1 — Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente régissent l'ensemble des relations contractuelles entre ONE ADMIN et ses clients professionnels dans le cadre des prestations d'externalisation administrative.

Article 2 — Acceptation

Toute commande implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV. Elles prévalent sur tout autre document du Client, sauf accord écrit contraire.

Article 3 — Prestations

ONE ADMIN propose des services d'externalisation administrative dont le détail est précisé dans le devis accepté par le Client. Les prestations peuvent notamment inclure, sans que cette liste soit limitative :

• La gestion des devis et factures
• Le suivi administratif
• Les relances clients
• La mise en place et le suivi de tableaux de gestion
• La gestion des échanges (emails, appels téléphoniques, messageries instantanées)
• Toute action nécessaire à l'organisation et au bon fonctionnement administratif de l'activité du Client

La gestion complète d'une boîte mail, d'une permanence téléphonique ou d'un service client continu n'est pas incluse sauf mention contraire au devis.

Périmètre de la mission

Les prestations sont réalisées dans le cadre du périmètre défini au devis. Toutefois, ce périmètre inclut l'ensemble des actions nécessaires à la bonne exécution de la mission, y compris les tâches connexes, les échanges et le temps de coordination.

Demandes complémentaires

Toute demande complémentaire, modification ou extension de mission pourra faire l'objet :

• D'un ajustement du temps facturé (dans le cadre d'une facturation au temps passé)
• Ou d'une révision du forfait, le cas échéant

Obligation de moyens

Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens et non de résultat. Les prestations de suivi, notamment en matière de relance ou de gestion administrative, ne garantissent en aucun cas un résultat spécifique (paiement des créances, obtention de réponse, etc.).

Conditions d'exécution

La bonne exécution des prestations est conditionnée par la transmission, par le Client, des informations et documents nécessaires dans des délais compatibles avec la mission. Le Prestataire ne pourra être tenu responsable des retards ou dysfonctionnements résultant d'un manque d'informations ou d'un défaut de réponse du Client.

Article 4 — Commande

La commande devient ferme et définitive à signature du devis. Toute modification fera l'objet d'un avenant écrit.

Article 5 — Tarifs et modalités de paiement

Les prix sont exprimés en euros hors taxes. Les modalités de facturation sont définies dans le devis accepté par le Client.

Prestations au temps passé

Les prestations peuvent être réalisées au temps passé, sur la base d'un tarif horaire défini au devis. Le temps comprend l'ensemble des actions nécessaires à la réalisation de la mission, incluant notamment :

• Les tâches de production (devis, factures, documents…)
• Les échanges (emails, appels téléphoniques, messageries instantanées)
• Le temps de suivi, d'organisation et de coordination

Le temps de travail est comptabilisé par tranches de 15 minutes afin d'assurer un suivi simple et cohérent.

Prestations au forfait

Les prestations peuvent également faire l'objet d'un forfait mensuel, défini en fonction du périmètre de la mission. Le forfait est établi sur la base d'un volume d'activité et d'un niveau de complexité estimés. Il ne constitue pas un engagement de volume fixe mensuel.

Les forfaits sont établis sur la base d'un niveau de sollicitation raisonnable et cohérent avec le périmètre de la mission.

En cas d'évolution significative du volume de travail, du nombre de documents à traiter ou de la complexité des missions, le Prestataire se réserve le droit de proposer un ajustement du forfait.

Une augmentation significative des sollicitations, échanges, urgences ou besoins de coordination pourra également entraîner une réévaluation du forfait.

Modalités de paiement

Les modalités de paiement sont précisées dans le devis. Sauf stipulation contraire :

• Les prestations au temps passé font l'objet d'une facturation régulière (hebdomadaire ou mensuelle)
• Les prestations au forfait font l'objet d'une facturation mensuelle

Les factures sont payables à réception, sauf délai spécifique mentionné au devis.

Retard de paiement

En cas de retard de paiement :

• Des pénalités seront appliquées au taux BCE + 10 points
• Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera due (article D441-5 du Code de commerce)

Condition d'exécution des prestations

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de limiter l'exécution des prestations en cas de non-paiement d'une facture arrivée à échéance.

Article 6 — Révision tarifaire

Les tarifs sont révisables annuellement à la date anniversaire du contrat. La révision pourra notamment s'appuyer sur l'évolution de l'indice INSEE des prix des services administratifs et de soutien ou sur l'évolution des charges du Prestataire.

Le Client sera informé au minimum 2 mois avant la date d'application.

Les tarifs sont établis sur la base d'un volume d'activité et d'un niveau de complexité raisonnablement prévisibles.

En cas d'augmentation significative du volume de travail, du nombre de documents à traiter ou de la complexité des missions, le Prestataire se réserve le droit de proposer une révision tarifaire.

Article 7 — Obligations des parties

Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Fournir des informations exactes, complètes et exploitables
• Transmettre les documents nécessaires à la réalisation des prestations dans des délais compatibles avec la mission
• Répondre aux sollicitations du Prestataire dans des délais raisonnables afin de permettre l'avancement des missions
• Informer le Prestataire de toute modification susceptible d'impacter la mission

Le Client est informé que l'absence de réponse ou la transmission tardive des éléments nécessaires peut entraîner un ralentissement ou une suspension des prestations, sans que la responsabilité du Prestataire ne puisse être engagée.

Responsabilité du Client

Le Client demeure seul responsable :

• De l'exactitude des données transmises
• De la conformité légale des documents fournis
• Des décisions prises sur la base des prestations réalisées

Le temps consacré aux échanges, relances, demandes d'informations et suivis nécessaires à la bonne exécution de la mission est inclus dans le temps de prestation et fait l'objet d'une facturation.

En cas de manquement du Client à ses obligations, le Prestataire se réserve le droit d'adapter, de suspendre ou de réorganiser les prestations.

Obligations du Prestataire

Le Prestataire s'engage à :

• Exécuter les prestations avec diligence, professionnalisme et dans le respect des règles de l'art
• Mettre en œuvre les moyens nécessaires à la bonne réalisation des missions confiées
• Informer le Client de toute difficulté rencontrée dans l'exécution des prestations
• Respecter la confidentialité des informations transmises dans le cadre de la mission

Le Prestataire n'est tenu qu'à une obligation de moyens et ne saurait garantir un résultat, notamment en matière de relance clients, de suivi des règlements ou de délais de traitement dépendant de tiers.

Les délais d'exécution sont donnés à titre indicatif et peuvent être ajustés en fonction du volume de travail, des priorités définies et de la réactivité du Client.

Article 8 — Responsabilité

ONE ADMIN n'est tenue qu'à une obligation de moyens. Elle ne pourra être tenue responsable :

• Des retards de paiement des clients du Client
• Du non-paiement définitif des factures émises par le Client
• Des dommages indirects (perte d'exploitation, perte de chance, etc.)

La responsabilité du Prestataire est limitée au montant total des honoraires perçus au cours des six derniers mois.

Les actions de relance et de suivi des créances sont réalisées au nom et pour le compte du Client. Elles constituent une obligation de moyens et ne garantissent en aucun cas le paiement effectif des sommes dues par les débiteurs du Client.

Article 9 — Assurance

Le Prestataire déclare être couvert par une assurance responsabilité civile professionnelle en vigueur.

Article 10 — Confidentialité

Les Parties s'engagent à la confidentialité des informations échangées. Cette obligation demeure pendant 10 ans après la fin du contrat. Exceptions : obligations légales ou judiciaires.

Article 11 — Protection des données

Le Prestataire s'engage à respecter la réglementation RGPD. Les données sont traitées uniquement pour les besoins de la mission.

Article 12 — Durée et résiliation

Sauf stipulation contraire dans le devis, les prestations au forfait sont conclues pour une durée indéterminée.

Chaque partie peut mettre fin à la collaboration à tout moment, sous réserve du respect d'un préavis d'un mois. La résiliation doit être notifiée par écrit (email ou courrier).

Pendant la période de préavis, les prestations se poursuivent dans les conditions habituelles. L'ensemble des prestations réalisées jusqu'à la date effective de résiliation, ainsi que celles en cours, restent dues par le Client.

En cas de non-paiement d'une facture arrivée à échéance, le Prestataire se réserve le droit de suspendre immédiatement les prestations, sans préavis, jusqu'à régularisation.

En cas de manquement grave de l'une des parties, la résiliation pourra intervenir de plein droit après mise en demeure restée sans effet pendant un délai de 15 jours.

Article 13 — Litiges

Les parties rechercheront une solution amiable. À défaut, compétence exclusive est attribuée au Tribunal de commerce d'Evry.

Article 14 — Droit applicable

Les présentes CGV sont régies par le droit français.